Die elektronische Krankschreibung: Ablauf, Fristen, Sonderfälle

Was sich geändert hat – und was nicht

Der „gelbe Schein“ ist als Postweg verschwunden, nicht als Dokument. Seit dem 1. Januar 2023 gilt für gesetzlich Versicherte in einem Arbeitsverhältnis das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU: Die Praxis meldet die Arbeitsunfähigkeit digital an Ihre Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft die Daten dort selbst ab (§ 5 Absatz 1a Entgeltfortzahlungsgesetz, § 109 SGB IV).

Dabei geht regelmäßig eines unter: Die Krankmeldung selbst nimmt Ihnen niemand ab. Kein System benachrichtigt den Betrieb, dass Sie krank sind. Er erfährt es, weil Sie es sagen – und erst dann weiß er überhaupt, dass es etwas abzurufen gibt.

Zwei Pflichten, die man auseinanderhalten muss:

• Anzeigen. Sie melden dem Arbeitgeber unverzüglich, dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange voraussichtlich. Wie das zu geschehen hat – Anruf, Mail, Portal –, steht meist im Arbeitsvertrag.
• Feststellen lassen. Sie suchen rechtzeitig eine Praxis auf, damit die Arbeitsunfähigkeit ärztlich festgestellt wird.

Die frühere Vorlagepflicht – Papier in die Personalabteilung tragen – entfällt für gesetzlich Versicherte, wenn die Feststellung in einer Praxis erfolgt, die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.

Ein Punkt, der oft Sorge macht und keine machen muss: Der Arbeitgeber erfährt keine Diagnose. Abgerufen werden Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der Feststellung, das Kennzeichen Erst- oder Folgemeldung und ein möglicher Arbeitsunfall. Was Ihnen fehlt, geht nur die Krankenkasse etwas an.

Der Ablauf, Schritt für Schritt

1. Sie melden sich krank – beim Arbeitgeber, unverzüglich, mit voraussichtlicher Dauer.
2. Sie lassen die Arbeitsunfähigkeit feststellen. Ob und wie lange jemand arbeitsunfähig ist, ist eine ärztliche Entscheidung und keine Verhandlungssache.
3. Die Praxis übermittelt die Daten an Ihre Krankenkasse.
4. Der Arbeitgeber ruft ab. Das passiert nicht automatisch und nicht sekundengenau; die Personalstelle muss den Abruf anstoßen.
5. Sie bekommen einen Ausdruck. Der Anspruch auf eine Bescheinigung in Papierform besteht weiter – heben Sie sie auf, bis die Lohnabrechnung stimmt.

Punkt 5 ist der wichtigste des ganzen Verfahrens. Der Ausdruck ist Ihr Beweismittel, wenn die Übermittlung hakt.

Die Fristen – Stand August 2026

Hier ist Genauigkeit wichtiger als anderswo, weil an diesen Tagen Lohnfortzahlung hängt.

Spätestens am vierten Tag. § 5 Absatz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz verlangt die ärztliche Feststellung, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Gezählt werden Kalendertage, nicht Arbeitstage.

Der Arbeitgeber darf früher verlangen. Schon ab dem ersten Tag, ohne Begründung und ohne Anlass. Das ist geltendes Recht und keine Schikane. Ob Ihr Betrieb davon Gebrauch macht, steht im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung.

Es gibt keinen Karenztag. Die Entgeltfortzahlung beginnt am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit und dauert bei derselben Erkrankung bis zu sechs Wochen (§ 3 Entgeltfortzahlungsgesetz). Danach kommt in der Regel Krankengeld der Krankenkasse in Betracht, das niedriger ausfällt.

Was in Bewegung ist. Der Koalitionsausschuss hat im Juli 2026 angekündigt, die Dreitagesfrist zu streichen und den Nachweis ab dem ersten Tag zur Regel zu machen; auch die telefonische Krankschreibung steht zur Disposition. Die parlamentarische Beratung war für den Herbst 2026 angekündigt. Beschlossen ist davon nichts – bis zur Verkündung eines Gesetzes gilt die oben beschriebene Rechtslage.

Deshalb ein Rat, der auch für diesen Text gilt: Verlassen Sie sich bei Fristen nicht auf eine Zahl aus dem Internet, sondern auf Ihren Arbeitsvertrag, Ihre Personalstelle und die aktuelle Fassung des Gesetzes. Wer sich um drei Tage irrt, riskiert Geld.

Telefonische Krankschreibung

Seit dem Beschluss des Gemeinsamen Bundesausschusses vom 7. Dezember 2023 ist die telefonische Feststellung dauerhaft in der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie verankert. Der Rahmen (Stand August 2026):

• bis zu fünf Kalendertage
• nur, wenn Sie der Praxis bereits bekannt sind
• nur bei leichter Symptomatik ohne Hinweis auf einen schwereren Verlauf
• vorrangig, wenn eine Videosprechstunde nicht möglich ist

Ein Anspruch ist das nicht. Die Praxis entscheidet im Einzelfall, ob ein Telefonat für eine Einschätzung reicht oder ob sie Sie sehen muss. Wird gebeten zu kommen, hat das einen Grund.

Für die Verlängerung reicht das Telefon in der Regel nicht. Wurde die Erstbescheinigung telefonisch ausgestellt, ist für die Folgebescheinigung üblicherweise ein persönlicher Termin nötig.

Die Folgebescheinigung

Eine Krankschreibung endet an einem festen Datum. Sind Sie darüber hinaus arbeitsunfähig, brauchen Sie eine Folgebescheinigung – und zwar möglichst noch am letzten bescheinigten Tag, spätestens am nächsten Werktag.

Zwei Dinge werden dabei übersehen:

• Sie müssen die Verlängerung erneut melden. Der Arbeitgeber ruft nicht auf Verdacht ab.
• Lücken können teuer werden. Für den Anspruch auf Krankengeld kommt es auf die lückenlose ärztliche Feststellung an. Wie eine entstandene Lücke im Einzelfall zu bewerten ist, klären Sie mit Ihrer Krankenkasse – möglichst sofort und nicht erst, wenn das Geld ausbleibt.

Wenn das Kind krank ist

Das ist rechtlich etwas anderes: Nicht Sie sind arbeitsunfähig, sondern Sie betreuen ein krankes Kind. Es gibt dafür eine eigene Bescheinigung, die nicht in den eAU-Abruf des Arbeitgebers läuft, sondern bei der Krankenkasse eingereicht wird.

Grundlage ist § 45 SGB V. Voraussetzung ist unter anderem, dass Kind und Elternteil gesetzlich versichert sind, das Kind das zwölfte Lebensjahr noch nicht vollendet hat – oder behindert und auf Hilfe angewiesen ist – und keine andere Person im Haushalt die Betreuung übernehmen kann.

Für das Kalenderjahr 2026 nennt das Bundesgesundheitsministerium 15 Arbeitstage je Kind und Elternteil, für Alleinerziehende 30 Arbeitstage, gedeckelt auf 35 beziehungsweise 70 Arbeitstage im Jahr. Diese erhöhten Werte sind befristet; nach der geltenden Fassung des § 45 SGB V fallen sie danach auf die niedrigeren Regelwerte zurück. Prüfen Sie den Stand also vor dem Jahreswechsel bei Ihrer Krankenkasse nach.

Freistellung und Bezahlung sind zwei Fragen. Der Freistellungsanspruch ergibt sich aus § 45 SGB V, eine bezahlte Freistellung kann sich aus § 616 BGB ergeben – der aber in vielen Arbeits- und Tarifverträgen wirksam ausgeschlossen ist. Ein Blick in den Vertrag lohnt, bevor das Kind krank wird.

Eine telefonische Feststellung ist auch für die Betreuung eines erkrankten Kindes möglich; nach welchem Rahmen, regelt dieselbe Richtlinie – fragen Sie in der Praxis nach.

Krank im Ausland

Hier greift das elektronische Verfahren nicht, weil ausländische Praxen nicht in das deutsche Meldesystem übermitteln. Sie bekommen Papier, und Sie sind selbst für den Weg zuständig.

§ 5 Absatz 2 Entgeltfortzahlungsgesetz verlangt, dass Sie dem Arbeitgeber schnellstmöglich mitteilen:

• dass Sie arbeitsunfähig sind
• wie lange voraussichtlich
• Ihre Adresse am Aufenthaltsort

Informieren Sie zusätzlich unverzüglich Ihre Krankenkasse – auch das steht dort. Melden Sie außerdem Ihre Rückkehr. Bewahren Sie das Original auf und geben Sie nur Kopien weiter.

Wer nicht im eAU-Verfahren steckt

Das Verfahren gilt für gesetzlich Versicherte, deren Arbeitsunfähigkeit in der vertragsärztlichen Versorgung festgestellt wird. Außerhalb davon bleibt es beim Papier und bei der klassischen Vorlage beim Arbeitgeber:

• privat Versicherte sowie Feststellungen durch Praxen ohne Kassenzulassung
• Beamtinnen und Beamte, für die die Regeln des Dienstherrn gelten
• Bescheinigungen wegen Erkrankung eines Kindes, für Rehabilitationsleistungen oder ein Beschäftigungsverbot
• einzelne Beschäftigungsformen, für die § 5 Absatz 1a Entgeltfortzahlungsgesetz Ausnahmen vorsieht – etwa geringfügige Beschäftigungen in Privathaushalten

Im Zweifel fragen Sie in der Personalstelle, ob abgerufen wird oder ob Sie etwas abgeben müssen. Diese eine Frage erspart die meisten Konflikte.

Wenn der Abruf nicht klappt

Störfälle sind selten, aber sie kommen vor: Die Übermittlung verzögert sich, die Kasse hat den Datensatz noch nicht, der Betrieb ruft zu früh ab, ein Name ist falsch geschrieben.

Deshalb der Ausdruck. Wenn es heißt „bei uns liegt nichts vor“:

1. Ausdruck vorlegen oder als Kopie schicken.
2. Bei der Krankenkasse nachfragen, ob die Meldung angekommen ist.
3. In der Praxis nachfragen, ob und wann übermittelt wurde.

Ob der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung zurückhalten darf, solange der Abruf misslingt, ist juristisch umstritten. In der Praxis erledigt sich der Streit meist mit dem Papier in der Hand. Bleibt es dabei, helfen die Krankenkasse, der Betriebsrat oder eine arbeitsrechtliche Beratung weiter.

Wenn es dringend wird

Eine Krankschreibung ist eine Verwaltungsfrage, Ihre Gesundheit ist es nicht.

• 112 – Notruf bei Verdacht auf einen Notfall, etwa Brustschmerz, Atemnot, plötzlicher Lähmung, Sprachstörung oder Bewusstseinsstörung. Warten Sie damit nicht auf einen Praxistermin.
• 116 117 – ärztlicher Bereitschaftsdienst außerhalb der Sprechzeiten. Er versorgt akut; für die weitere Krankschreibung und die Folgebescheinigung ist danach Ihre Praxis zuständig.

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Dieser Beitrag erklärt Verfahren und Fristen allgemein und gibt den Stand von August 2026 wieder. Er ersetzt keine ärztliche und keine arbeitsrechtliche Beratung; ob eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt, entscheidet ausschließlich die behandelnde Ärztin oder der behandelnde Arzt.